Kurumsal mail hesaplarının sağlıklı çalışması iş akışı için elzemdir. Her firma gönderdiği ve aldığı maillerin sorunsuz bir şekilde gidip gelmesini ister. Ancak domain firmalarının verdiği çağ dışı mail sistemleri yüzünden (Roundcube, Horde vs.) mail trafiğinde hep sorun ile karşılaşılır. Google Apps ile kurumsal mailimizi Google’a tanımlayıp sorunsuz bir biçimde kontrol edebiliyorduk ancak Google uzun bir süredir bu iş için her mail hesabından ayrı ücret almaya başladı. Bunun sonucu olarak firmalar mail hesaplarının sağlıklı bir biçimde kontrolü için alternatif aramakta.
İşte bu noktada çözüm Yandex‘den geçiyor. Yandex.Kurumlar için Mail hizmeti ile yapabileceklerimizden biraz bahsedelim;
- Hızlı ve kullanıcı dostu arayüze sahip.
- Spam ve virüslü E-Mailler için koruma hizmeti sağlıyor.
- Her domain hesabı için 1.000 adet sınırsız boyutta mail tanımlayabilme. Eğer 1.000 den fazla mail tanımlamak isterseniz Yandex’e bir form ile başvurabilirsiniz. Başvurudan sonra sınırsız sayıda mail hesabı tanımlayabilirsiniz.
- Senkronize bir biçimde Mobil ve Bilgisayar üzerinden maillere ulaşma imkanı veriyor.
- POP3 ve IMAP desteği sağlıyor.
- Basit ve kullanışlı arayüzü sayesinde takvim ve kişiler yönetimi yapılabiliyor.
- Bilgisayarınızda Ofis yüklü olmasa bile Ofis Belgelerini (Word, Excel, PDF, PPT vs) online olarak görüntüleyebiliyorsunuz.
- Kurumsallık adına Logo, Adres Bilgisi gibi detaylar ekleyebilme
- Sorunsuz bir biçimde çalışan Android ve iOS için mobil uygulamalar.
Adım adım Yandex.Kurumlar için Mail’e nasıl geçebileceğimizi görelim.
Hatırlatma : Mail hesaplarınızı taşımadan önce mevcut maillerinizin yedeğini almayı unutmayın.
Yandex Kurumlar Mail Hizmeti Kurulumu ve Kullanımı
Yandex‘in Türkiye’ye girişi ile başta Mail ve Navigasyon servisi olmak üzere birçok hizmeti gün geçtikçe kullanımı artıyor. Yandex’in kurumlar ve şirketler için mail servisi olan Kurumsal mail hizmeti şu sıralar birçok Kobi düzeyindeki şirketler tarafından olumlu karşılanıyor.Kurumların satın aldıkları Hosting hizmetlerinde genelde 100 veya 200 mail hesabı ile sınır koyup, veri boyutunu ise 250 veya 500 MB yaparak oldukça düşük teknolojili mail hizmeti veriyorlar. Yandex ise Kurumlar için bu servisi 1000 mail hesabına kadar bedava sunuyor ve veri trafiği ise oldukça yüksek.
Şirketlere kullanılan Microsoft Office Outlook Mail hizmetinin sahada getirdiği birçok yavaşlık ve eksikliği Yandex kapatıyor. Şirket çalışanlarının Outlook kullanırken kurumsal maillerinde yaşadıkları teknik sorunları sıralarsak;
* Tek bir kişisel bilgisayara kurulan Office Outlook‘dan maillere bakmak, Gönder/Al yapmak.
* Telefona kullanışlı olmayan mobil uygulama indirmek ve ekstradan POP/IMAP ayarları ile uğraşmak, mail alma-verme işleminde aksaklıklar yaşamak.
* Gönder/Al dedikten sonra bilgisayarınıza gelen mailin aynısını gelen kutusundaki mobilde görememek.
* Başka bir bilgisayardan veya herhangi bir yere gidildiğinde oradan kurumsal mailinizi açma imkanınızın olmaması.
* 200MB ve üzeri dosya gönderirken sıkıntı yaşamanız ve mailinizin gitmemesi. Spam ve Virüs maillere karşı Outlook’un korumasız olması.
* Kişisel bilgisayarınızı değiştirmek zorunda kaldığınızda Outlook Gelen/Giden Kutusunu ve Kişiler listesini Backup alıp tekrar yeni bilgisayara onu kurmak ile uğraşmak ve ayarlarını yapmak. (Şirket çalışanlarının kabusu)
Şeklinde sorunları sıralayabiliriz. Şirketlerde çalışan kişilerin en çok söyledikleri ise mail servisinin Gmail veya Yandex gibi hem Desktop hemde mobilde kullanışlı,basit ve gelişmiş olmasını istemesidir. Fakat kurumsal yerlerde kişisel Gmail, Yandex, Hotmail gibi mail servisleri kullanmak mümkün olmadığından Office Outlook ile kurumsal mail takibi mecbur kılınmıştır.
Kurumlar için Yandex Mail Servisi Detaylı Kurulumu
Yandex’in bize sunduğu kurumlar için Yandex Mail Servisi bu sorunları ortadan kaldırıyor. Şimdi bu servisin detaylı kurulumuna geçelim.
1) Kurumun bilgi işlemindeki kişinin ilk olarak Yandex mail hesabı olması lazım. Çünkü Yandex üzerinden işlem yapmamız için Yandex hesabımızla giriş yapmamız gerek. Yandex mail hesabınız var ve giriş yaptıysanız https://kurum.yandex.com.tr/domains_add adresine girin. Şirketin Domain adresini başına www koymadan yazın ve Alan adı ekle diyin.
2) Yandex DNS Servisi (NS Değiştirmek)
Yandex DNS servisini detaylı olarak kullanmayı biliyorsanız bu seçenekle devam edebilirsiniz. Alan adını Yandex’e devredin şeklinde bir seçenek çıkacaktır. dns1.yandex.net ve dns2.yandex.net adreslerini Name Server olarak güncellemeniz gerekir. Bu işlemi yaptıktan sonra Hosting hizmeti aldığınız yerin NS kayıtlarını da Yandex üzerinden girmeniz gerekir.
Sadece Mail(MX) servisini kullanacağım diyorsanız bu yöntemi pas geçebilirsiniz. Aşağıdaki yöntemle devam edelim.
3) Alan adının sahibi olduğunuzu doğrulayın
Bu kısımda sadece Domain adresi gerçekten size mi ait olup olmadığını Yandex sorgulamak istiyor. Bunu yapmak için ilk seçenek ve en basit olanı yapmanızı öneririm. CNAME ayarları ile uğraşmayın hiç.
Sitenizin kök dizinine e65f8cce6869.html adlı dosyayı ve 6f07683bb502 metnini ekleyin seçeneği çıktı bende. Not Defterini açıyorum ve içine 6f07683bb502 metnini kopyalıyorum sonra e65f8cce6869.html adında dosyayı kaydediyorum. Daha sonra FTP’den girerek sitemin ana dizinine bu dosyayı atıyorum.
Dosyayı attıktan sonra Alan adının sahibini kontrol et butonuna tıklayın. Doğrulama işlemi bitince ikinci ve son ayar kısmına geçebilirsiniz. (Attığınız HTML uzantılı onaylama dosyası sitenizin içinde FTP kısmında her zaman kalsın, dosyayı silmeyin)
4) MX Kayıtlarını Ayarlayın
Son ayarımız olan MX kaydına geldik. Bunun için CPanel’den giriş yapın. Genelde https://domain:2082 veya 2083 portu ile giriş yapabilirsiniz. Eğer CPanel giriş bilgilerini bilmiyorsanız Hosting sağlayıcınızdan isteyebilirsiniz.
CPanel’e giriş yaptıktan sonra Mail çerçevesindeki MX Entry kısmına geliyoruz. Domain kısmından adresimizi seçiyoruz Add New Record kısmındaki Priority: 10 ve Destination: mx.yandex.net yazıp ekliyoruz. Aşağıdaki Current MX Entries kısmındaki var olan eski mail aylarımız varsa onu siliyoruz veya Edit yaparak da eskisini değiştirebilirsiniz. Ekleme işlemi bittiğinde resimdeki gibi tek bir MX kaydı olması gerekiyor.
CPanel’de bu ayarı yaptıktan sonra MX kayıtlarını kontrol et butonuna basarak işlemimizi tamamlıyoruz. Şirketler için Yandex kurumsal mail servisimiz kullanıma hazırdır.
E-Posta hesabı ekle kısmından şirketiniz için 1000 adet mail hesabı açabilirsiniz. Bu ücretsiz servis sayesinde kurumsal mail kullanımı daha da kolay olacaktır. Logo ekle kısmından şirketin logosunu ekleyebilirsiniz.
kurum.yandex.com.tr adresinden Bilgi işlem olarak Yandex hesabınız ile giriş yapıp istediğiniz yerden Mail hesaplarını kontrol edebilir, ekleyebilir ve silebilirsiniz. Yeni bir hesap açtığınız şirket çalışanı mail.yandex.com.tr adresinden ilk kez mail ve şifresini girerken aşağıdaki şekilde mail kayıt işlemi gelecektir. Şirket çalışanı kişisel bilgilerini girdikten sonra hem bilgisayarından hem de mobilden şirket maillerine artık bakabilir.
Şirket Çalışanları Desktop ve Mobil Platformda maillerini takip etmek için:
Desktop: https://mail.yandex.com.tr
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.yandex.mail
IOS(Apple iPhone): https://itunes.apple.com/tr/app/yandex-mail/id441785419?l=tr
Yandex’in Kurumlar için Mail Servisinin Avantajları
1000 E-Posta hesabına kadar bedava sunulması. Daha fazlası için başvuru formunu doldurabilirsiniz.
Şirketlerin verdiği 250 MB veya 1 GB dosya yavaş trafiğinden fazla veri boyutu göndermek ve posta akışını sağlamak.
Her bilgisayardan anında kurumsal mailinizi kontrol etme imkanı. Mobil Yandex Mail uygulaması sayesinde telefondan kolay ve hızlı yönetebilme. POP/IMAP gibi mail ayarları ile uğraşmak zorunda kalmamak.
Şirketinizin logosunu arayüze ekleyerek kurumsal bir hava verilmesi
Spam ve virüslü maillere karşı güvenilir koruma sistemi
İş günlerini, buluşma programını, toplantılar ve görev listesini tutmak için takvim seçeneğinin bulunması.
Kişiler listesini güncel şekilde tutmanız ve asla kaybetmemeniz. Outlook’da Backup almak zorunda kalınıyor.
Ofis belgeleri (Word, Excel, Pdf) rahatça görüntüleyebilme ve gönderilen dosyaları hızlı şekilde indirebilme.